Biuletyn Informacji Publicznej
URZĘDU MIASTA CHEŁMŻY

Pdpowiedź na zapytania z dnia 29.03.2011

Chełmża, dnia 01.04.2011 r.

GKM.271.1.1.2011

dot.: postępowania przetargowego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na kompleksową obsługę bankową Miasta Chełmży oraz jej jednostek organiza cyjnych w okresie 5 lat kalendarzowych tj. od 1 maja 2011 r. do 30  kwietnia 2016 r.

          W dniu 29.03.2011r. wpłynęły zapytania od oferenta dotyczące powyższego postępowania, poniżej przedkładam treść zapytań i odpowiedzi.

1. Na jaką kwotę, na jaki termin oraz w jakim celu Zamawiający przewiduje korzystanie z poręczeń? Czy zamiast poręczenia Wykonawca może posiadać w ofercie gwarancje bankowe? Jakie zabezpieczenie proponuje Zamawiający dla gwarancji bankowych? Czy Zamawiający dopuszcza zabezpieczenie gwarancji bankowych w formie wpłaty środków na rachunek Banku?

odp. Urząd Miasta Chełmży na chwilę obecną nie przewiduje korzystania z poręczeń.

1. Jakie przedmioty zamierza Zamawiający przechowywać w depozycie bankowym? Czy usługa ta dotyczy także pozostałych jednostek organizacyjnych?

odp. Urząd Miasta Chełmży zamierza przechowywać w depozycie bankowym, np. klucze od kasy Urzędu Miasta. Jednostki organizacyjne nie zamierzają przechowywać przedmiotów w depozycie bankowym.

1. Czy Zamawiający dopuszcza otrzymywanie wyciągów za pomocą systemu bankowości elektronicznej, uwzględniając aspekt dostępu do nich tylko wybranym osobom oraz biorąc pod uwagę czas udostępnienia ich do godz. 10.00 następnego dnia roboczego?

odp. Zgodnie z zapisem w części III SIWZ oferent zapewni sprawną i terminową obsługę w zakresie przekazywania papierowych wyciągów bankowych umożliwiających pełną identyfikację dokonywanych wpłat i wypłat. Urząd Miasta Chełmży nie dopuszcza otrzymywania wyciągów za pomocą systemu bankowości elektronicznej.

1. Co Zamawiający rozumie pod pojęciem „referencje z prowadzonych rachunków bankowych”?

odp. Pod pojęciem „referencje z prowadzonych rachunków bankowych” rozumie się opinie z banku obsługującego budżet Miasta Chełmży na temat prowadzonych rachunków Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych.

1. Co Zamawiający rozumie pod pojęciem „dowód źródłowy”? Czy chodzi o wyciągi bankowe?

odp. Przez dowód źródłowy rozumie się wszelkie dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne, tzn. dowody wpłaty i wypłaty.

1. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od podpisania umowy na prowadzenie obsługi budżetu wyłącznie przez dwie z jedenastu jednostek budżetowych, tj. Zakład Wodociągów i Kanalizacji oraz Powiatowa i Miejska Biblioteka Publiczna?

odp. Tak, Urząd Miasta Chełmży, zgodnie z zapisem w części III SIWZ, dopuszcza możliwość odstąpienia od podpisania umowy na prowadzenie obsługi budżetu wyłącznie przez Zakład Wodociągów i Kanalizacji oraz Powiatową i Miejską Bibliotekę Publiczną.

1. Zamawiający w SIWZ nie dopuszcza możliwości pobierania prowizji za przelewy dokonywane w ramach Banku pomiędzy Zamawiającym a jednostkami organizacyjnymi. Czy Zamawiający potwierdza, że sytuacja ta nie dotyczy przypadku, gdy jednostka organizacyjna nie wyrazi zainteresowania bankową obsługą w Banku prowadzącym obsługę dla budżetu Miasta? Wówczas takie przelewy będą odbywały się bowiem poza Bank.

odp. Tak, zgodnie z zapisem w części III SIWZ Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania opłat i prowizji bankowych za realizację przelewów dokonywanych przez Zamawiającego wewnątrz banku, pomiędzy rachunkami gminy oraz jej jednostkami organizacyjnymi.

1.  Za jaki okres Wykonawca powinien dołączyć do oferty sprawozdanie finansowe: za ostatni zamknięty rok obrotowy, za który posiada opinię biegłego rewidenta czy także za poprzednie lata? Czy sprawozdania finansowe mają dotyczyć wyłącznie Banku czy też mają być to sprawozdania skonsolidowane grupy kapitałowej?

odp. Zgodnie z zapisem w części VI pkt f SIWZ wymaganym dokumentem jest sprawozdanie finansowe wraz z opinią biegłego rewidenta o badanym sprawozdaniu, a także rachunek zysków i strat za ostatni rok obrotowy. Należy złożyć sprawozdanie finansowe banku, z którym ewentualnie byłaby podpisana umowa.

1. Prosimy o modyfikację „Formularza ofertowego” poprzez możliwość wprowadzenia w pkt 4 wymaganego spisu załączonych dokumentów?

odp. Wykonawca może w „Formularzu ofertowym” dodać spis załączonych dokumentów.

1. Jakiego rzędu kwoty planuje Zamawiający lokować na lokatach miesięcznych: np. od 1000 zł czy od 100.000 zł?

odp. Urząd Miasta Chełmży bierze pod uwagę możliwość lokowania na lokatach miesięcznych np. od 50.000,00 zł, ale w rozbiciu na 5 lokat po 10.000,00 zł.

1. Jakie zabezpieczenie proponuje Zamawiający dla kredytu w rachunku bieżącym w każdym roku budżetowym? Czy będzie to weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową oraz oświadczeniem o poddaniu się egzekucji?

odp. Tak, Urząd MiastaChełmży proponuje zabezpieczenie dla kredytu w rachunku bieżącym w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową oraz oświadczeniem o poddaniu się egzekucji.

1. Prosimy o wykreślenie zapisu SIWZ dot. wymagania od Wykonawcy zagwarantowania treści przelewów lub dokonywanych wpłat (cel; podział klasyfikacji budżetowej). Czy Zamawiający zgadza się, że to Zleceniodawca przelewu lub osoba wpłacająca decyduje wyłącznie o treści tytułu przelewu lub tytułu wpłaty gotówkowej? Bank może jedynie ograniczyć treść przelewu lub wpłaty do określonej liczby znaków.

odp. Zapis w części XVII SIWZ – bank będzie dokonywać szczegółowego opisu wszelkich dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych, tzn. opisane będą wszelkiego rodzaju informacje zawarte na dowodach źródłowych, czyli np.: ile wynosi należność główna, ile odsetki (…), oznacza, że na wyciągach bankowych mają znajdować się wszystkie informacje zawarte na danym dokumencie źródłowym.

1. W celu dokonania oceny kredytowej Zamawiającego, prosimy o udostępnienie następujących dokumentów do SIWZ:
   1. opinii z WFOŚiGW,
   2. prognozy budżetu na okres kredytowania,
   3. informacji nt. umów wykupu wierzytelności, umów factoringu, umów leasingu wg stanu na 29.03.2011 r. (aktualne zadłużenie; termin ostatecznej spłaty; przedmiot finansowania),
   4. informacji o udzielonych poręczeniach i gwarancjach;
   5. wykazu podmiotów, w których Zamawiający posiada akcje/udziały (nazwa podmiotu; nr REGON, nr NIP; udział w % oraz w zł)? W przypadku posiadania 25% udziałów/akcji, prosimy o udostępnienie sprawozdań takich podmiotów za 2010 r. (bilans oraz RZiS);
   6. wykazu jednostek podległych organizacyjnie Zamawiającemu (nazwa podmiotu; nr REGON; nr NIP);

odp. Opinia z WFOŚiGW stanowi załącznik nr 1 do niniejszego pisma, a prognoza budżetu na lata 2011-2025 stanowi załącznik nr 18 do SIWZ. Urząd Miasta Chełmży nie zawierał umów wykupu wierzytelności, umów factoringu i umów leasingu, a także nie udzielał poręczeń i gwarancji. Wykaz podmiotów, w których Urząd Miasta Chełmży posiada akcje/udziały stanowi załącznik nr 2 do niniejszego pisma. Sprawozdania (bilans, RZiS) od Zakładu Gospodarki Komunalnej i Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej za 2010 rok stanowią załącznik nr 3 do niniejszego pisma. Wykaz jednostek podległych organizacyjnie Urzędowi Miasta Chełmży stanowi załącznik nr 4 do niniejszego pisma.

1.  W jaki sposób Zamawiający planuje realizację wypłat gotówkowych? Czy Zamawiający dopuszcza możliwość obsługi wypłat z wykorzystaniem systemu bankowości elektronicznej oraz udostępnionej przez Wykonawcę aplikacji, za pomocą której Zamawiający będzie wysyłał do Banku pliki z wykazem wypłat do realizacji a zwrotnie będzie otrzymywał raport zwrotny m.in. z listą osób, które nie odebrały zasiłków lub dodatków mieszkaniowych czy innych wypłat

odp. Zgodnie z zapisem w SIWZ w części III kompleksowa obsługa bankowa budżetu oraz jej jednostek organizacyjnych obejmuje m.in. prowadzenie obsługi wypłat gotówkowych. Urząd Miasta Chełmży planuje wypłaty gotówkowe poprzez przekazywanie pisemnych list do wypłat gotówkowych. Urząd Miasta Chełmży dopuszcza możliwość obsługi wypłat z wykorzystaniem systemu bankowości elektronicznej.

1. W jakiej walucie Zamawiający planuje prowadzenie rachunków? Czy będą to wyłącznie rachunki w PLN?

odp. Tak, Urząd Miasta Chełmży planuje prowadzenie rachunków wyłącznie w PLN, zgodnie z zapisem w części XVII – bank zobowiązuje się do otwarcia i prowadzenia rachunków bieżących i pomocniczych w złotych.

1. W zakresie oprocentowania rachunków bankowych, kredytu w rachunku bieżącym oraz lokat overnight, jakie mają być okresy zmienności stopy oprocentowania WIBID 1M/WIBOR 1M (dzienne, miesięczne, kwartalne, roczne)?

odp. Okresy zmienności stopy oprocentowania mają być miesięczne, zgodnie z zapisami w SIWZ. W przypadku lokat będzie obowiązywała stawka oprocentowania na dzień podpisania umowy i będzie ona obowiązywała przez cały okres umowy.

1. Czy Zamawiający oczekuje w zakresie miesięcznych lokat terminowych zmiennego oprocentowania opartego na stawce WIBOR 1M plus marża? Czy Zamawiający planuje zakładać wyłącznie 30-dniowe lokaty w przypadku posiadanych nadwyżek? W oparciu o stawkę WIBOR 1M z jakiego dnia będzie liczone oprocentowanie takich lokat? Jaki ma być okres zmienności stopy procentowej WIBOR 1M?

odp. Tak, Urząd Miasta Chełmży oczekuje w zakresie miesięcznych lokat terminowych oprocentowania opartego na stawce WIBR 1M plus marża, zgodnie z zapisami w SIWZ. Urząd Miasta Chełmży nie jest w stanie w chwili obecnej podać informacji czy zamierza zakładać wyłącznie 30-dniowe lokaty. W przypadku lokat będzie obowiązywała stawka oprocentowania na dzień podpisania umowy i będzie ona obowiązywała przez cały okres umowy.

1. Prosimy o przesunięcie terminu składania ofert z uwagi na krótki termin na przygotowanie oferty (ocena kredytowa i analiza dokumentów).

odp. Termin składania ofert zostaje przesunięty do dnia 7 kwietnia 2011 roku.

1. Prosimy o sprecyzowanie zdarzeń stanowiących niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań, powodujących konieczność rozwiązania umowy i tym samym zastosowanie kary umownej. Prosimy także o modyfikację SIWZ poprzez zmianę kwoty kary umownej. Zastrzeżona w SIWZ wysokość kary w kwocie 10 000 zł wydaje się karą zbyt wygórowaną. Przyjmuje się w orzecznictwie, iż kara umowna ma charakter odszkodowawczy, kompensacyjny, a nie prewencyjny.

odp. Zdarzeniastanowiące niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań, powodujących konieczność rozwiązania umowy i tym samym zastosowanie kary umownej, to wszelkie zdarzenia powodujące złamanie lub niezastosowanie się do zapisów zawartych w podpisanej umowie. Wysokość kary jest kwotą kompensacyjną obejmującą m.in. koszty związane z przeprowadzaniem nowego przetargu na obsługę bankową Miasta Chełmży oraz jej jednostek organizacyjnych.

1. Czy Zamawiający, nie wskazując w SIWZ terminów realizacji dyspozycji, przyjmuje terminy stosowane przez Wykonawcę?

odp. Realizacja dyspozycji musi następować terminowo, zgodnie z terminami podanymi w danej dyspozycji. Ponadto zgodnie z zapisami w części XVII Bank ponosi pełną odpowiedzialność za straty z tytułu nieterminowej, nieprawidłowej realizacji dyspozycji Zamawiającego.

1. Prosimy o sprecyzowanie sformułowania „inne usługi bankowe” (jakie produkty). Brak wiedzy u Wykonawcy n.t. zapotrzebowania na inne usługi bankowe ze strony Zamawiającego może powodować sytuację, że Wykonawca w trakcie obowiązywania umowy nie będzie w stanie zaoferować danego produktu bankowego a ponadto brak wskazania w SIWZ produktów w ramach „innych usług bankowych” uniemożliwia określenie ceny oferty.

odp. Zgodnie z zapisem w części III SIWZ poprzez „inne usługi bankowe” rozumie się nieprzewidziane, sporadyczne usługi, np. prośba o wydanie opinii bankowej dotyczącej terminowości regulowania zobowiązań, stanu zadłużenia, poręczenia itp.

1. Czy Zamawiający dopuszcza import kontrahentów w następującym formacie o rozszerzeniu TXT lub CSV?

odp. W części III SIWZ jest zapis o formacie XML. Urząd Miasta nie dopuszcza importu kontrahentów w innym formacie.

1. Czy Zamawiający dopuszcza import przelewów w formacie ELIXIR-0 stosowanym także w polskim systemie rozliczeniowych ELIXIR?

odp. W części III SIWZ jest zapis o możliwości importu przelewów w formacie Eliksir. Urząd Miasta Chełmży dopuszcza możliwość importu przelewów w formacie ELIXIR-0.

                                                                                                                  Burmistrz

mgr Jerzy Czerwiński