Biuletyn Informacji Publicznej
Urzędu Miasta Chełmży

Wpisanie do polskiego rejestru stanu cywilnego sporządzonego za granicą

OPIS USŁUGI

Kierownik urzędu stanu cywilnego dokonuje transkrypcji aktu stanu cywilnego do centralnego rejestru aktów stanu cywilnego odzwierciedlającego zdarzenie, które nastąpiło poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Skutkuje to wydaniem odpisu zupełnego aktu potwierdzającego dokonanie transkrypcji.

KOGO DOTYCZY USŁUGA

Wniosek o transkrypcję zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego do polskiego rejestru może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji lub inna osoba, która wykaże w tym interes prawny. Jeżeli wniosek jest składany przez osobę, której nie dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji wówczas wymagane jest pisemne pełnomocnictwo  do dokonania tej czynności.

CZAS REALIZACJI

Wnioski o transkrypcję załatwiane są niezwłocznie, jeżeli jednak załatwienie sprawy wymaga postępowania wyjaśniającego – nie później niż w ciągu  miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania.

WYMAGANE DOKUMENTY

- wniosek o wpisanie zagranicznego aktu 

- oryginał zagranicznego dokumentu stanu cywilnego

- urzędowe tłumaczenie dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego języka   polskiego. Nie podlegają tłumaczeniu odpisy aktów stanu cywilnego sporządzone na drukach wielojęzycznych          

- dowód osobisty lub paszport wnioskodawcy do wglądu.

OPŁATY

50,00 zł za odpis zupełny potwierdzający dokonanie transkrypcji, 39,00 zł. za odpis zupełny aktu potwierdzający sprostowanie lub uzupełnienie transkrybowanego aktu, 17,00 zł. za pełnomocnictwo. Z opłaty zwolnione jest pełnomocnictwo udzielone wstępnemu/ matka, ojciec, babcia, dziadek/, zstępnemu / córka, syn/ i rodzeństwu. Wpłaty opłaty skarbowej należy dokonać w Kasie Urzędu Miasta Chełmży lub na konto Gminy Miasta Chełmży nr 10 9484 1017 2600 0232 3626 0003. Kasa czynna: poniedziałek, środa, czwartek  od godz. 7.00 do godz. 14.15 wtorek od godz. 7.00 do godz.15.15. piątek od godz. 7.00 do godz. 13.30.

TRYB ODWOŁAWCZY

Odmowa dokonania czynności następuje w drodze decyzji administracyjnej wydanej przez kierownika urzędu stanu cywilnego w ciągu 14 dni od dnia jej otrzymania. Odwołanie kierowane jest do Wojewody Kujawsko-Pomorskiego, za pośrednictwem kierownika urzędu stanu cywilnego.

PODSTAWA PRAWNA

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz.U. 2025 r., poz. 594), ustawa z dnia 16 listopada 2006 o opłacie skarbowej (tj. Dz. U.2025, poz.1154), ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. 2024 r., poz. 572)

MIEJSCE OBSŁUGI

Urząd Miasta, pokój nr  11- I piętro

Urząd Stanu Cywilnego

NUMER TELEFONU  I  MAIL                                              

tel.56 639 23 41            tel. +48 56 675-22-91/2  wew. 41                       mail: usc@chelmza.pl

ADRES STRONY INTERNETOWEJ  BIP

www.bip.chelmza.pl

DNI I GODZINY  OBSŁUGI  KLIENTA

Poniedziałek, środa, czwartek od godz. 7.00 do godz. 15.00, wtorek od godz. 7.00 do godz. 16.00, piątek  od godz. 7 – 14.

INFORMACJE  DODATKOWE

Jeżeli zagraniczny dokument potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu  małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmówi dokonania transkrypcji, jeżeli dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego, nie ma mocy dokumentu urzędowego, nie został wystawiony przez właściwy organ, budzi wątpliwości co do jego autentyczności, potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon, powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia lub gdyby transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

W przypadku wątpliwości co do autentyczności i ważności zagranicznego dokumentu stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego może wezwać wnioskodawcę do zalegalizowania zagranicznego dokumentu przez konsula Rzeczypospolitej Polskiej w państwie jego wystawienia lub dołączenia apostille wydanego przez właściwy organ państwa, który dokument wydał.

Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu dotyczącego obywateli polskich, którzy mają w polskich rejestrach sporządzone inne akty stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego może na wniosek osoby, której akt dotyczy dostosować pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.

Jeżeli transkrybowany akt nie zawiera wszystkich wymaganych danych podlega  uzupełnieniu.

Jeżeli transkrybowany akt zawiera dane niezgodne z danymi w innych aktach stanu cywilnego podlega sprostowaniu.

Osoby przebywające poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej mogą również skorzystać w sprawie transkrypcji aktu stanu cywilnego z pośrednictwa konsulatu Rzeczypospolitej Polskiej. W konsulacie uzyskają niezbędne informacje  oraz uiszczą należne opłaty.

FORMULARZE  DO POBRANIA

Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia

Wniosek o wpisanie  zagranicznego aktu małżeństwa

Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu zgonu

Wzór pełnomocnictwa