Biuletyn Informacji Publicznej
URZĘDU MIASTA CHEŁMŻY

Rozbudowa systemu monitoringu wizyjnego miasta Chełmża w ramach zadania „Modernizacja systemu monitoringu wizyjnego miasta Chełmży” – GKM.271.4.8.2025

Chełmża, dnia 26 marca 2025 r.

Nr referencyjny: GKM.271.4.8.2025

Zapytanie ofertowe

Burmistrz Miasta Chełmży zaprasza do złożenia oferty cenowej na rozbudowę systemu monitoringu wizyjnego miasta Chełmża w ramach zadania „Modernizacja systemu monitoringu wizyjnego miasta Chełmży”.

I. Zamawiający

Nazwa:            Gmina Miasta Chełmża

Adres:              ul. Gen. J. Hallera 2, 87-140 Chełmża

NIP:                 879 258 24 81

REGON:           871118690

Strona www:   https://www.bip.chelmza.pl/

II. Opis Przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest rozbudowa systemu monitoringu wizyjnego na terenie miasta Chełmży w oparciu o załączone do niniejszego postepowania specyfikacja inwestycji tj. opracowanie - Rozbudowa systemu wizyjnego miasta Chełmża.

Punkt wyjścia do kalkulacji przedmiotu zamówienia dla określonej specyfikacji stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego, za wyjątkiem pozycji[1] nr 2 i 7 wskazanych w zestawieniu kosztów. Pozostały zakres prac/ czynności przewidzianych opracowaniem należy uwzględnić w wycenie ceny ofertowej.

Zamówienie obejmuje swoim zakresem nadto w szczególność:

·         szkolenie administratorów systemu z obsługi urządzeń i systemu;

·         wykonanie dokumentacji powykonawczej dla elementów systemu objętych modernizacją i rozbudową (2 egz. w oryginale na tzw. „papierze” i 1 egz. na nośniku zewnętrznym w wersji elektronicznej – edytowalnej). Wykonawca przenosi na Zamawiającego przysługujące mu majątkowe prawa autorskie wraz z własnością wszystkich egzemplarzy dokumentacji, objętych przedmiotem zamówienia oraz ich wersji elektronicznych. Wykonawca przenosi na Zamawiającego również prawo zezwolenia na wykonywanie zależnych praw autorskich;

·         objęcie serwisem zamontowane urządzenia przez okres udzielonej przez Wykonawcę gwarancji co najmniej 36 miesięcy. Serwis winien obejmować wszelkie wytyczne producenta w tym m.in. częstotliwość serwisowania urządzeń, wymianę elementów objętych serwisem, w celu zapewnienia prawidłowej eksploatacji zamontowanych urządzeń oraz zapewniania utrzymania warunków gwarancji. Zamawiający określa następujące warunki serwisu w okresie gwarancyjnym:

o   podjęcie napraw w ciągu ilości godzin zadeklarowanych w formularzu ofertowym jednak nie później niż w ciągu 24 godzin od terminu powiadomienia o zaistnieniu usterki,

o   serwis gwarancyjny obejmuje wszystkie czynności od demontażu niesprawnego sprzętu przez Wykonawcę do ponownego montażu go po naprawie.

o   naprawy sprzętu realizowane będą maksymalnie w ciągu 30 dni od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego.

o   Jeżeli czas naprawy będzie dłuższy niż 48 godz. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia na czas usunięcia awarii sprzętu zastępczego (nie gorszego od tego, który został zareklamowany).

Uwaga!

1.         Opisując przedmiot zamówienia przez odniesienie do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 PZP, Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym, a odniesieniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważne”.

2.         W przypadku użycia w dokumentacji technicznej odniesień do norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym. Wykonawca analizując dokumentację powinien założyć, że każdemu odniesieniu użytemu w dokumentacji towarzyszy wyraz „lub równoważne".

3.         Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia ujęto zapis wskazujący na konieczność wykorzystywania przy realizacji zamówienia konkretnego sprzętu o konkretnych parametrach Zamawiający dopuszcza używanie innego sprzętu o ile zapewni to osiągnięcie zakładanych parametrów projektowych (wskazanych parametrów) i nie spowoduje ryzyka niezgodności wykonanych prac z dokumentacją – opisem, co oznacza, iż dopuszcza się zastosowanie urządzeń i materiałów o cechach nie gorszych niż opisywane w niniejszym dokumencie, tj. spełniających wymagania techniczne, funkcjonalne i jakościowe, co najmniej takie, jak wskazane w specyfikacji materiałowej lub lepsze.

4.         W przypadku pojawienia się w dokumentach zamówienia  – „dalej dokumentacji technicznej” wskazania jakichkolwiek nazw producenta, nazw własnych, znaków towarowych, patentów, norm czy pochodzeń (materiałów, urządzeń, wyposażenia), należy przyjąć, że Zamawiający zawsze dopuszcza rozwiązanie równoważne. Celem niniejszego postępowania jest osiągnięcie określonej w jakości i funkcjonalności, a nie nabycie materiałów, urządzeń lub wyposażenia konkretnej marki lub producenta. Z tych względów Zamawiający dołożył należytej staranności, aby przedmiot zamówienia nie został opisany przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, które mogłyby doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów. Jeżeli, pomimo tego, okaże się że w jakimkolwiek miejscu we wskazanych wyżej dokumentach występują takie wskazania, nie należy ich traktować jako wymagań odnoszących się do przedmiotu zamówienia, a należy je rozpatrywać wyłącznie w kategoriach wskazań o charakterze informacyjnym.

Nazwy  kody Wspólnego Słownika Zamówień (klasyfikacji CPV):

CPV     32323500-8: Urządzenia do nadzoru wideo 

            51314000-6: Usługi instalowania urządzeń wideo

45311100-1 - Roboty w zakresie instalacji elektrycznych

45314000-1 - Instalowanie sprzętu telekomunikacyjnego

50931100-1 – Usługi instalowania urządzeń radiowych

50931200-2 – Usługi instalowania urządzeń telewizyjnych

80421100-2 – Usługi szkolenia personelu

74224000–5 – Dokumentacja projektowo – kosztorysowa

III. Termin wykonania zamówienia

Zamawiający oczekuje wykonania przedmiotu zamówienia w nieprzekraczalnym terminie do 120 dni od daty zawarcia/ podpisania umowy.

IV. Wynagrodzenie/ cena oferty

1. Za wykonanie przedmiotu zamówienia strony ustalają wynagrodzenie ryczałtowe brutto.

a)    Cena oferty musi być kompletna, jednoznaczna i ostateczna. Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za zbadanie z należytą starannością warunków terenowych oraz za uzyskanie informacji w odniesieniu do przedmiotu zamówienia wszelkich warunków oraz zobowiązań, które w jakikolwiek sposób mogą wpłynąć na wartość lub charakter oferty lub na wykonanie prac.

b)    Skalkulowana cena musi obejmować pełny zakres prac (czynności) niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający zaleca skorzystania z kalkulatora kosztów (zał. 3), jako dokumentu stanowiącego punkt odniesienia do wyceny oferty.

c)    Jeżeli została złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.), dla celów zastosowania kryterium ceny lub kosztu zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć. Wówczas w ofercie, wykonawca ma obowiązek:

                                      I.        poinformowania zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego;

                                    II.        wskazania nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;

                                   III.        wskazania wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym zamawiającego, bez kwoty podatku;

                                   IV.        wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

2. Rozliczenie za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi jednorazowo po zakończeniu realizacji zadania w oparciu o fakturę końcową, po pozytywnym odbiorze wykonania przedmiotu umowy potwierdzonym protokołem odbioru końcowego (tj. w szczególności po dostarczeniu i zaakceptowaniu wykonania całości dokumentacji oraz wszelkich innych dokumentów formalno- prawnych i projektowych, wymaganych prawem decyzji, uzgodnień, pozwoleń itp.).   

 V. Kryteria oceny ofert i sposób ich obliczania

Zamawiający stosować będzie następujące kryteria oceny ofert:

Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba punktów w przyjętych kryteriach.

Kryterium nr 1 – Cena brutto: będzie rozpatrywana na podstawie ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podanej przez Wykonawcę w Formularzu Oferty, Każda oferta poddana ocenie otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikającą ze wzoru:

P_(x) =C_min/C_x×100, gdzie:

P_(x) – liczba punktów otrzymanych przez ofertę „x”

C_min – najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert

C_x – cena podana w badanej ofercie badanej „x”

Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać Wykonawca i być przyznana ofercie w ramach przyjętych kryteriów oceny ofert: 100,00.

Obliczając punktację dla poszczególnych ofert, Zamawiający zastosuje zaokrąglenie do dwóch miejsc po przecinku. Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów przyznaną wg wzoru wskazanego powyżej.

W przypadku, gdy nie da się wyłonić oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że minimum dwie oferty mają równą liczbę punktów, Zamawiający zastosuje właściwą procedurę określoną w art. 248 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

VI. Miejsce, termin i sposób składania i przygotowania ofert

1. Ofertę cenową w kwocie brutto z wyszczególnieniem kwot netto oraz VAT, należy przesłać Zamawiającemu na formularzu ofertowym [stanowiącym Załącznik Nr 1] do dnia 2 kwietnia 2025 r. roku drogą elektroniczną na adres: przetargi@um.chelmza.pl w temacie: „Oferta na monitoring”.

Kompletna oferta musi zawierać:

1.    Formularz oferty;

2.    Oświadczenie Wykonawcy (aktualne na dzień składania oferty);

sporządzone na podstawie wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego (ogłoszenia o zamówieniu).

3.    Pełnomocnictwo(a), jeśli dotyczy.

2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich skutecznego przesłania na wskazany powyżej w pkt 1 adres e-mail.
4. Oferta wraz z załącznikami musi zostać sporządzona w języku polskim (dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, wystarczające jest tłumaczenie Wykonawcy) i złożona w postaci:

a)    czytelnego skanu podpisanego dokumentu lub

b)     elektronicznej, podpisanej: kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym lub podpisem zaufanym pod rygorem nieważności.

5. Formularz ofertowy oraz załączniki muszą być podpisane przez osobę/y składającą/ce Ofertę.
6. Do Oferty należy dostarczyć pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą lub ogólnodostępnych baz/ rejestrów. Treść pełnomocnictwa powinna jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania, których pełnomocnik jest upoważniony.
7. Oferty złożone po terminie oraz niezgodnie ze sposobem złożenia określonym w zapytaniu nie będą rozpatrywane.
8. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni licząc od dnia, w którym upływa dzień na składanie ofert.

VII. Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek ich posiadania, posiadania wiedzy i doświadczenia w zakresie realizacji zamówień o charakterze zbliżonym do przedmiotu zamówienia, dysponowania potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia, sytuacji ekonomicznej i finansowej.

Zamawiający nie precyzuje w niniejszym postępowaniu warunków udziału w postępowaniu.

VIII. Badanie i ocena ofert

1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, dokumentów lub oświadczeń, w tym:

a)    jeżeli zaoferowana cena w ocenie Zamawiającego będzie rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia (w tym w przypadku gdy cena całkowita oferty jest niższa o minimum 30% od: średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert) i budzić będzie wątpliwości co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami niniejszego zapytania lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający dopuszcza możliwość zwrócenia się do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień.

2. Zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek i inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentacją zamówienia, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty.
3. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
4. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:

a)    została złożona po terminie składania ofert;

b)    w stosunku do Wykonawcy zachodzą przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art.  7 ust. 1 w związku z art. 7 ust. 9 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2024 poz. 507)[2];

c)    jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

d)    jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;

e)    nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez zamawiającego;

f)     zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia (w przypadku badania określonej przesłanki)

g)    zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu;

h)    została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

i)      wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionował poprawienie omyłki polegającej na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodującej zmiany w treści oferty.

j)     wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą;

IX. Dodatkowe informacje

1.    Niniejsze postępowanie prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach Zamawiającego.

2.    Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcą żadne środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany zapytania ofertowego przed upływem terminu do składania ofert. Wszelkie zmiany treści zapytania ofertowego oraz wyjaśnienia udzielone na zapytania Wykonawcy stają się integralną częścią zapytania ofertowego i są wiążące dla Wykonawców.
4. Oferty złożone przez Wykonawców w niniejszym postępowaniu mogą posłużyć Zamawiającemu na potrzeby dokonania szacowania wartości przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa[3] lub mogą stanowić podstawę do udzielenia zamówienia publicznego na rzeczową realizację zadania.
5. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zostanie powiadomiony pisemnie lub telefonicznie o wyborze jego oferty oraz o terminie i miejscu podpisania (zawarcia) umowy (jeśli dotyczy).
6. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od podpisania umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert (jeśli dotyczy).
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania w każdym czasie bez podania uzasadnienia, w tym także pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.
8. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Zamawiającego z tytułu otrzymania zapytania ofertowego oraz przygotowania i złożenia oferty na to zapytanie.

9.    Zamawiający zastrzega sobie prawo (możliwość) do zamieszczenia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji o:

a)     złożonych ofertach,

b)    wyniku postępowania.

10. Zamawiający przewiduje możliwości zmiany postanowień umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
11. W trakcie trwania umowy oraz w okresie gwarancji i rękojmi Wykonawca zobowiązuje się do pisemnego powiadamiania Zamawiającego o:

a)    zmianie siedziby lub nazwy firmy,

b)    zmianie osób reprezentujących,

c)    ogłoszeniu upadłości,

d)    ogłoszeniu likwidacji,

e)    zawieszeniu działalności,

f)     wszczęciu postępowania układowego, w którym uczestniczy Wykonawca

X. Kontakt z zamawiającym

1.   Postępowanie prowadzone jest w formie elektronicznej, zgodnie z warunkami/ wytycznymi określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.

2.   Wszelkie pytania dotyczące niniejszego zamówienia należy przesyłać drogą elektroniczną na adres wskazany poniżej w pkt 4.

3.   W przypadku pojawienia się jakichkolwiek pytań i wątpliwości proszę o kontakt: w sprawach związanych z przedmiotem zamówienia i sprawach związanych z procedurą zamówienia z Tomaszem Szreiber oraz Natalią Makowską, pod numerem telefonu 56 639 23 47

4.   Adres kontaktowy e-mail: przetargi@um.chelmza.pl 

XI. Załączniki

- Załącznik Nr 1 – Formularz ofertowy

- Załącznik Nr 2 – Klauzula informacyjna – RODO

- Załącznik Nr 3 – Opracowanie - Rozbudowa systemu wizyjnego miasta Chełmża wraz
                                z kalkulatorem kosztów

 /-/ Burmistrz Miasta

Paweł Polikowski

drukuj (Rozbudowa systemu monitoringu wizyjnego miasta Chełmża w ramach zadania „Modernizacja systemu monitoringu wizyjnego miasta Chełmży” – GKM.271.4.8.2025)